Fusion Consulting startet mit Navan im Reisemanagement durch

Region

EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika

Hauptsitz

Zug, Schweiz

Unternehmensgröße

Kleine und mittelständische Unternehmen (1-800 Mitarbeitende)

Branche

Technologie, Dienstleistungen

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Reisezahlungen

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Fusion Consulting erlebt eine beeindruckende Wachstumsphase und ist fortlaufend auf der Suche nach Wegen, um Prozesse zu optimieren. Im Jahr 2017 zählte das Unternehmen noch weniger als 50 Mitarbeitende, heute sind es bereits 400 – und die Pläne sehen vor, diese Zahl in den nächsten zwei Jahren zu verdoppeln. Als globale Unternehmensberatung mit Kunden auf der ganzen Welt sind die Mitarbeitenden in der Regel mehrere Wochen pro Monat unterwegs. Daher sind reibungslose Abläufe im Geschäftsreisemanagement von entscheidender Bedeutung. Als Fusion Consulting feststellte, dass der bisherige Reisepartner die globalen Wachstumspläne nicht unterstützen konnte, fiel die Wahl auf Navan, um wieder auf den richtigen Kurs zu kommen.

Vor Navan

Mehrere Buchungsplattformen und vorgestreckte Ausgaben

Der vorherige Reiseanbieter von Fusion Consulting verfügte über verschiedene Plattformen für unterschiedliche Länder, wodurch es sich für Admins schwierig gestaltete, die Reisepläne der Mitarbeitenden und unternehmensweite Reisedaten nachzuvollziehen. Die Verwaltung und Pflege mehrerer Tools war für alle Beteiligten ineffizient.

Darüber hinaus waren die Plattformen nicht digitalisiert – die Funktionalität war mangelhaft und der Service über die mobile App unzureichend. Franz Poike, Head of Operations bei Fusion Consulting, erinnert sich, dass die frühere Lösung „altmodisch, umständlich und begrenzt“ war.

Beim Buchen von Hotels mussten Reisende mit ihren eigenen Karten bezahlen und dann um Erstattung bitten, was sie in der Zwischenzeit finanziell belastete.

Mitarbeitende im gesamten Unternehmen verbrachten eine erhebliche Menge an Zeit mit dem Reisemanagement, was Fusion Consulting dazu veranlasste, nach einem neuen Reisepartner zu suchen.

„

„Unser vorheriger Anbieter hatte unterschiedliche Plattformen für verschiedene Länder, was bedeutete, dass wir Benutzerinformationen, Hotelverträge und alles andere über mehrere separate Plattformen hinweg pflegen mussten. Das war schon eine Aufgabe für sich.“

Franz Poike

Head of Operations

Warum Navan?

Aufgrund seiner starken Markenidentität hatte Fusion Consulting eine klare Vorstellung davon, was es von seinem nächsten Reisedienstleister erwartete. Es suchte einen Partner mit einem ähnlich ausgeprägten Engagement für Wachstum und Innovation.

Hinsichtlich der Produktfunktionalität wünschte sich das Unternehmen eine einheitliche Reiseplattform, detaillierte Daten zum Geschäftsreisemanagement und zum Aufenthaltsort der Reisenden sowie eine mobile App.

Außerdem, so Franz Poike, brauchte Fusion Consulting „eine Lösung, die mit uns wachsen kann“, mit einem großen globalen Reiseangebot, das der geplanten Expansion in neue Märkte gerecht wird.

Nach positiven Gesprächen und Produktdemonstrationen mit Navan war Fusion Consulting überzeugt, eine Lösung gefunden zu haben, die seinen Anforderungen entsprach.

Ein perfektes Onboarding

Nach der Entscheidung für Navan verlief der Übergang zur neuen Plattform für das Team von Franz Poike nahtlos. Das Onboarding umfasste eine Reihe informativer E-Mails an alle Mitarbeitenden, eine Präsentation für die vierteljährliche Firmenbesprechung und ein Schulungsvideo, das sich die Mitarbeitenden vor dem Starttermin ansehen konnten.

Nach der Einführung von Navan wurde der Zugang zu den Plattformen des bisherigen Reiseanbieters deaktiviert und die Mitarbeitenden darauf hingewiesen, dass alle Buchungen zukünftig über Navan erfolgen müssen. Dies führte zu einer sofortigen Akzeptanz der Navan-Plattform und ermöglichte dem Team von Franz Poike einen vollständigen Überblick über die Reisen der Mitarbeitenden.

Der Navan-Effekt

Reisezahlungen leicht gemacht

Vor Navan legten die Mitarbeitenden die Kosten für  ihre Reisen selbst aus und forderten danach eine Rückerstattung an. Die Reisezahlungslösung von Navan vereinfacht den Prozess, indem sie für jede Transaktion eine eigene virtuelle Kreditkarte erstellt. Somit müssen Mitarbeitende nicht mehr aus eigener Tasche zahlen.

Der Zweck der meisten Reisen von Fusion Consulting sind Kundenbesuche durch das Beratungsteam. Dabei werden die Reisekosten dem Kunden nach Abschluss der Reise zugewiesen.

Die Navan-Buchungsplattform verfügt über eine Funktion für benutzerdefinierte Felder, sodass das Finanzteam die Kosten einer Reise problemlos dem jeweiligen Kunden zuordnen kann. Der Reisende muss bei der Buchung lediglich den Namen des Kunden oder den Projektcode aus einer Dropdown-Liste auswählen. So kann das Finanzteam schnell feststellen, welchem Kunden die Kosten für die Reise in Rechnung gestellt werden.

Jeden Monat summiert Navan die Kosten für alle Reisen und schickt Fusion Consulting eine Zahlungsübersicht. Mit einem Klick synchronisiert das Finanzteam von Fusion Consulting sämtliche Reisekosten-Daten mit seinem ERP-Tool und kann anhand der Informationen aus den benutzerdefinierten Feldern problemlos ermitteln, welcher Beitrag von welchem Kunden aussteht. Anschließend kann das Unternehmen die entsprechenden Rechnungen ausstellen.

Die App, die alles kann

Für die Mitarbeitenden von Fusion Consulting ist die intuitive Navan-App ein echter Gewinn. „Sie können leicht auf die benötigten Informationen zugreifen und die App informiert sie proaktiv über ihre Reise mit Updates über Flugverspätungen oder Gate-Nummern“, berichtet Franz Poike.

Eine beeindruckende Mehrheit von 81 % der Mitarbeitenden nutzt die Navan-App. Die hohe Beliebtheit der Plattform wird durch den ausgezeichneten NPS (Net Promoter Score) von +57 belegt.

Der Kundensupport über die Navan-App ist ebenfalls ein großer Erfolg. „Die Reisenden können von überall aus mit dem Support chatten und erhalten innerhalb weniger Minuten die gewünschten Antworten – das funktioniert wirklich gut“, so Franz Poike. Die aktuelle Bewertung aller Chats unterstreicht dies mit einer Bewertung von 4,6/5.

Die Vorteile für Fusion Consulting

Über das ganze Unternehmen hinweg profitieren viele Teams von der nutzerzentrierten Lösung von Navan:

Reisende:

• Kosten für Hotels müssen nicht mehr ausgelegt werden
• Selbstständiges Buchen innerhalb weniger Minuten über die benutzerfreundliche Plattform
• Auswahl aus einem umfassenden Reiseangebot
• Kundensupport über die App 24/7

Finanzabteilung

• Optimierter Rechnungsstellungsprozess  
• Schnelle Erfassung von Reisekosten je Kunde, was mit großer Zeitersparnis einhergeht

Operations-Team:

• Verwaltung einer einzelnen Buchungsplattform
• Vollständiger Überblick über das gesamte Travel Management

Ausblick

Zuverlässiges Skalieren

Fusion Consulting plant, die Anzahl der Mitarbeitenden in den kommenden Jahren deutlich zu erhöhen und geht diesem Wachstum mit Selbstvertrauen entgegen. Das Unternehmen ist überzeugt, dass es sich auf Navan verlassen kann, um seine Reiseanforderungen zuverlässig zu erfüllen.